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長沙市芙蓉區人民政府

 

芙蓉區是湖南省會長沙市的中心城區,因湖南省有“芙蓉國”的雅稱而芙蓉區地處湖南省的政治、經濟、文化中心而得名。區域面積42.8平方公里,常住人口60多萬,下轄13個街道。1949年10月,長沙市人民政府設置城東區,成立城東區公所。1960年5月改設為天心閣人民公社,1961年9月復名為城東區,1968年9月改設為東區,1996年7月撤銷東區,設立芙蓉區。2011年底實施街道行政區劃調整,下轄13個街道。可以用三句話高度概括芙蓉區的過去、現在和將來:是濃縮中國城市發展歷程的代表性城區;是彰顯湖南經濟社會發展成就的標志性城區;是引領長沙未來發展方向的示范性城區。

 

建設背景

 

長沙市芙蓉區政府由于部門組織眾多,其辦公的核心內容便是各種各樣的公文的處理,公文的上傳下達,收文發文,請示批復,管理交換等等。而政府部門的公文處理流程十分復雜,涉及的部門多,信息量大,人員廣。在日常管理中,總是遇到很多突如其來的問題,但是由于領導或工作人員或是出差、或是不在辦公室、或是身邊沒有電腦時,辦公就無法繼續進行下去,嚴重影響了長沙市芙蓉區政府辦公效率。于是繁瑣多變的公文處理成為了長沙市芙蓉區政府機關辦公人員最為頭疼的問題,傳統的政府辦公方式越來越無法適應當前辦公需要,長沙市芙蓉區政府管理信息化的建設迫在眉睫。

芙蓉區政府建設OA的核心動因是希望借助OA系統,特別是移動辦公應用來提高辦公效率,同時他們希望以此節約辦公成本,規范業務操作。因為在此之前,芙蓉區政府還未采用過OA系統,所有辦公業務都要通過紙質文檔來流轉。

 

解決方案

 

公文管理平臺:實現了公文流轉的自動化,消滅了紙質公文;實現內部公文管理電子化,由電子行文代替手工行文,解決公文傳遞慢、成本高、不及時、不同步、辦理情況不易于跟蹤、辦理意見不利于查閱等問題。

移動OA辦公平臺:利用萬戶移動OA,重要公文或事務不再因負責人出差而遲遲得不到處理,任何時間、地點均可以審批公文、流程、回復郵件、查看重要信息,使辦公無處不在、無時不在;節省辦公成本,路途中、機場中任何時間都可以高效利用,長途奔波工作照常進行,很多時間片斷都可以充分有效利用起來。

信息管理:通過信息管理、單位主頁構建一個集知識共享傳遞、積累沉淀、創新利用為一體管理平臺。有效解決政府機關內部信息共享、知識和信息孤島問題。

溝通交流平臺:提供系統內部郵件,群發郵件方便、無垃圾郵件,可攜帶大附件,傳輸快捷,安全。論壇、微博等溝通工具架起了人與人之間溝通的橋梁。合理的意見及建議給單位提供良性的素材。短信及即時通訊等通知提醒功能工作更加人性化。

 

應用效果

 

芙蓉區人民政府辦公室副主任喻林介紹,這個項目讓他們嘗到了協同辦公的甜頭,堅定了他們進一步完善、推進OA系統的信心。他透露,接下來,他們一方面要擴大應用范圍和用戶數;另一方面要開放其他應用。喻林介紹,他們還將在部分單位推進內部協同,因為當前系統主要用于跨部門協同。“未來我們還有可能會實現OA系統的全員應用。”據悉,芙蓉區還將進一步做好CA與OA的整合工作,提升系統的安全與保密性。

 

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